Reglas antispam para el Outlook

Esta función se utiliza para organizar el correo que entra, es decir, nosotros creamos una
regla y de esta manera según vayan entrando los mensajes se irán metiendo en cada una
de las reglas que hayamos creado.

Pasos a seguir:
    1. Iremos a la barra de herramientas y pulsaremos la opción Herramientas, nos
        saldrá un desplegable, donde elegiremos la opción: Reglas de mensaje. Nos volverá
        a aparecer otro menú donde se pueden elegir 3 opciones:
            • Correo.- Esta opción la explicaremos a continuación con más detalle.
            • Noticias.- Sirve para hacer lo mismo que con la opción Correo, así que
               explicaré solamente una de las dos opciones.
            • Lista de remitentes bloqueados.- Esta opción se utiliza cuando no queremos
               recibir mensajes de ciertas personas, podemos bloquear dichos mensajes
               para no recibirlos. También explicaremos está función más adelante. A)
        2. Aparecerá una nueva pantalla, que lleva el nombre de: Regla de mensaje nueva,
             que se divide en 4 partes:
                         a) Seleccione las condiciones para la regla.- Seleccionaremos una de
                             las muchas opciones que aparecen en esta pantalla, para ello
                             seleccionaremos la que más se adecue a lo que buscamos,
                             pulsando con el ratón sobre esa opción.
                         b) Seleccione las acciones para la regla.- En esta pantalla podemos
                             elegir entre diferentes opciones: mover, copiar, eliminar...
                         c) Descripción de la regla.- En esta pantalla aparecerán todas las
                             opciones que hemos eligiendo en los menús anteriores, y pulsando
                             sobre cada uno de los vínculos azules le indicaremos los datos que
                             creamos oportunos.
                         d) Nombre de la regla.- Aquí le daremos un nombre a la regla,
                             normalmente se suele dar uno que sea como un resumen de todo
                             lo que hemos indicado.
Vamos a mostrar esto, mediante un ejemplo:
Vamos a crear una regla para todos los mensajes que lleguen de nuestros Programadores
para ello, en:
            -  la opción 1, seleccionaremos La línea De contiene personas
            -  la opción 2, seleccionaremos Moverlo a la carpeta especificada
   -   la opción 3, pulsaremos los vínculos que aparecen en azul, he indicaremos los
       datos, en primer lugar nos aparece el vínculo contiene personas, y aquí tenemos
       2 opciones, o bien indicar el nombre de esa persona en cuestión o bien
       pulsaremos la pestaña Libreta de direcciones y aquí seleccionaremos las
       direcciones de esas personas. De esta manera también se irán agregando esas
       direcciones, una vez introducidas las direcciones que necesitamos, pulsaremos
       Aceptar.
       En segundo lugar, se encuentra el vínculo carpeta especificada, aquí tendremos
       que seleccionar la carpeta correspondiente, y la seleccionaremos, una vez
       elegida pulsaremos Aceptar. En este ejemplo, he creado la carpeta dentro de:
       Bandeja de entrada, he pulsado Nueva carpeta y he creado la carpeta
       Programadores, de ésta manera esta carpeta se crea dentro de la Bandeja de
       Entrada, quedaría así:
3. la opción 4, le daremos un nombre a esa regla, normalmente, se le suele dar uno
    que tenga que ver con la regla que se ha creado. En este ejemplo, le hemos dado
    el nombre de Programadores. Tendría que quedar así:
          4. Pulsaremos el botón Aceptar.
                                Lista de remitentes bloqueados.- Pulsaremos la opción Agregar,
                                nos aparecerá una pantalla, donde nos permite elegir que es lo
                                queremos bloquear: correo, noticias o correo-noticias, y en
                                Nombre indicaremos el email de la persona que deseamos
                                bloquear sus mensajes. Una           vez elegida la función
                                correspondiente e indicado el nombre de esa persona pulsaremos
                                el botón Aceptar.
Copias de seguridad del correo
         Los mensajes de correo de Outlook Express se almacenan en una carpeta del disco
duro. Podemos conocer su ubicación desde del menú:
Herramientas – Opciones – Mantenimiento – Carpeta de Almacén
La instalación que hace Internet Explorer guarda estos mensajes dentro del directorio de
Windows. Sin embargo, es muy aconsejable mover estos mensajes a una nueva carpeta para
facilitar las copias de seguridad e impedir que se borren con una reinstalación de Windows:
                    1. Entraremos      en Outlook Express y haremos clic en el menú
                        Herramientas / Opciones / Mantenimiento / Carpeta de almacén.
                    2. Pulsaremos el botón Cambiar y elegiríamos la nueva ubicación para los
                        mensajes de correo. Por ejemplo, “D:\> Mis documentos\Outlook
                        Express” (esta carpeta tenemos que haberla creado previamente).
                    3. Cerraremos Outlook Express y entraremos de nuevo.
                    4. En este momento los mensajes se mueven automáticamente a la nueva
                        ubicación. Siguiendo los pasos anteriores podemos asegurarnos de que
                        los mensajes ya se encuentran en la carpeta que hemos creado.
Los contactos de Outlook Express se almacenan en un archivo con extensión WAB de forma
independiente a los mensajes de correo. También es posible mover este archivo a un lugar
más accesible. Sin embargo, no existe una gestión automatizada y es necesario acceder al
registro de Windows para modificar su ubicación:
           1. Cerramos Outlook Express.
           2. Abrimos el editor del registro de Windows con: Menú Inicio / Ejecutar/ Regedit.
           3. Buscamos la clave:
                      HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Wab\Wab4\Wab File
                      Name para conocer la ubicación actual de la libreta de direcciones. (Esta
                      clave no es válida para Windows 2000).
           4. Con el Explorador de Windows copiamos este archivo a la nueva carpeta. Por
               ejemplo, “D:\>Mis documentos\direcciones”.
           5. Modificamos la clave anterior del registro para que apunte al nuevo archivo. Por
               ejemplo, “D:\Mis documentos\direcciones\personal.wab” y cerramos Regedit.
           6. Entramos a Outlook Express.
Una vez que tenemos centralizados dentro de la carpeta de Mis documentos todos los
archivos importantes de nuestro correo, resultará muy sencillo hacer copias de seguridad. Es
suficiente con copiar esta carpeta a un CD, a un disco ZIP u otro tipo de soporte.
Sincronizar nuestro correo en 2 ordenadores.-
Cada vez resulta más frecuente que tengamos varios ordenadores con las mismas cuentas de
correo configuradas. Por ejemplo, el de la oficina y el de casa.
¿Cómo podemos sincronizar el correo de ambos equipos? La dificultad estriba en que cuando
descargamos los mensajes de correo en uno de ellos ya no vuelven a aparecer en el otro. Esto
se debe a que Outlook Express elimina del servidor de correo todos los mensajes de correo
descargados. Es posible modificar este comportamiento desde el menú Herramientas /
Cuentas /Correo. Haciendo doble clic en cada una de las cuentas que queramos sincronizar,
accedemos a sus Propiedades. En la última pestaña, Avanzada, activamos “Mantener una
copia de los mensajes en el servidor”
Si realizamos esta operación para todas las cuentas de correo y en cada uno de los
ordenadores, no se borrarán los mensajes del servidor y recibiremos los mismos mensajes en
todas nuestras máquinas.
Otra opción interesante de Outlook Express es la importación de mensajes. Nos permite
fusionar un almacén de mensajes ya existentes con el que estemos utilizando en ese
momento. Por ejemplo, para combinar los mensajes de correo de 2 equipos. Esta opción se
encuentra en el menú: Archivo / Importar / Mensajes. La operación análoga con los
contactos de Outlook se encuentra en Archivo / Importar / Libreta de direcciones.
Utilizar el mismo PC para varios usuarios.-
Si antes explicábamos cómo utilizar los mismos mensajes en 2 ordenadores, ahora veremos
otro caso no menos frecuente: compartir el mismo Outlook Express para varios usuarios. Cada
uno de estos usuarios utilizará una identidad distinta, según la terminología del programa. Las
identidades tienen configuraciones de cuentas y mensajes de correo distintos para cada
usuario. Las carpetas de almacén se pueden organizar en el disco según los consejos
anteriores. Por ejemplo, si utilizamos 2 identidades, pueden guardarse los correspondientes
mensajes     en:   “D:\Mis     documentos\Juan\Outlook           Express”     y   en   “D:\Mis
documentos\Maite\Outlook Express”. (Hay que recordar que si no se mueven los
almacenes de mensajes, éstos quedarán guardados dentro de la carpeta de Windows).
Para agregar una identidad nueva nos situamos en el menú: Archivo / Identidades /
Agregar identidad nueva. De esta manera se configuran nuevas cuentas de correo para un
almacén de mensajes vacío. Es posible cambiar de una identidad a otra desde el menú
Archivo / Cambiar identidades.
Clasificar nuestros mensajes de correo por años.-
La mayoría de los usuarios prefieren mantener todos los mensajes de correo que han recibido.
Pero esta práctica ocasiona que el almacén de mensajes llegue a tener un tamaño
considerable. Outlook Express puede gestionar almacenes de mensajes de varios cientos de
megas; sin embargo, es muy recomendable separar estos mensajes en distintas bandejas y,
cada cierto tiempo (1 año por ejemplo), crear un nuevo almacén de mensajes. Así
conseguiremos que el gestor de correo funcione más rápido y se agilice la búsqueda de
mensajes. Además su división facilita la creación de copias de seguridad.
Las identidades de Outlook permiten separar los mensajes de correo en distintas carpetas de
almacén. De esta manera es posible crear una identidad con los mensajes del año 1999 y otra
para los mensajes del presente año. Su principal ventaja es que siempre están accesibles los
mensajes del año anterior (cambiando de entidad previamente).